新年が明けて、いつの間にか 1 月も中旬になり、寒い日が続いていることかと思いますが、いかがお過ごしでしょうか。
年末年始といえば、自宅や会社などで大掃除をされた方も多いかと思います。
弊社も例年、年末に大掃除を行っています。
大掃除の際には、一年間のうちに利用して不要となった営業資料や見積書など、取り扱いに注意が必要な機密文書が大量に集まります。
それらの不要な機密文書は、シュレッダーを使って地道に裁断していき、あとでまとめて燃えるゴミとして処分するのが年末の恒例行事となっていました。
しかしながら、大量に集まった文書を小分けにして、ホッチキスなどを外しながら、少量の束ごとにシュレッダーにかけていく作業は容易ではありません。
廃棄予定の不要な文書を処分するために、多くの人員と時間を割くのは非常に効率が良くありません。
(何より、そんな「刺身にたんぽぽを乗せる」ような地道で単純な作業はやりたくありません…)

毎年の社内のそんな状況を見兼ねて、「機密文書溶解サービス」というものを社内で提案してみたところ、大変好評で、実際に利用してみたので、今日はその紹介をしたいと思います。

一般的な機密文書溶解サービスは、廃棄予定の機密文書をまとめて、ある程度の大きさのダンボール箱に詰め、封をした状態で事業者に回収してもらい、事業者が箱を未開封の状態で溶解 (溶かす) 処理にかけて処分してくれる、というものです。
まず、利用するメリットは、次の通りです。

• 不要な文書をシュレッダーにかけてゴミとして廃棄する作業から解放される
• ホッチキスやクリップもそのままの状態でまとめて処分してくれる
• 溶解処理を施した後の文書はリサイクルされる
• 送料、処分費用、証明書発行料など、必要なすべての費用が含まれた価格ながら、非常に安い

このように、処分するコストを大幅に削減出来ると同時に、地球にも優しいため、利用しない手はないと考えました。
ウェブで検索をしてみると、いくつかの事業者が見つかりますが、今回はクロネコヤマト (ヤマト運輸) さんの「機密文書リサイクルサービス」を利用しました。

機密文書リサイクルサービス | ヤマト運輸

この「機密文書リサイクルサービス」は、A4 用紙が約 5,000 枚程度入る専用ダンボール箱ひとつにつき、送料と溶解処理料、溶解完了証明書発行料をすべて合わせて、たったの 1,847円 (税込) で利用することが出来るため、大変お得です。
また、回収の際は、クロネコヤマトさんのセールスドライバーの方が集荷に来てくれるため、箱に不要な書類を詰めて封をするだけで済みます。
沖縄県を除く日本全国で利用可能なのも嬉しいですね。

実際の利用には、事前に法人契約を交わした上で、申し込みが必要になります。
今回は初めての利用でしたが、弊社は法人契約を交わしていたため、すぐに申し込み手続きに移ることが出来、さらに申し込み手続きもウェブ上で完結したので、非常にスムーズに利用することが出来ました。

以下に大まかな流れと専用ダンボール箱の写真を載せておきますので、参考にしてみてください。

1. クロネコヤマトさんと法人契約をしていない場合は、法人契約を交わす
2. 「機密文書リサイクルサービス」利用申し込みをする (ウェブまたは申込書)
3. 担当営業所からの電話連絡で申し込み確認があり、必要な専用ダンボール箱の数を伝える
4. 後日、専用ダンボール箱が届く
5. 廃棄予定の書類をまとめて専用ダンボール箱に詰める
6. 書類を詰め終わったら封をし、2 箇所に押印する (割印)
7. クロネコヤマト サービスセンター (0120-01-9625) に電話し、「機密文書リサイクルサービス」の集荷を依頼する
8. セールスドライバーの方が集荷に来て、割印をした上で回収し、控えを受け取る
9. 数日後、溶解処理が完了した旨、メールが届く

利用の流れは以上となります。

「機密文書リサイクルサービス」専用ダンボール箱

弊社では、年末の大掃除の際に利用させていただきましたが、年末以外の通常の時期でも不要な機密文書を大量に処分したい場合には利用できますので、みなさんもぜひ活用してみてください。

Featured Image by storebukkebruse – Old document with nice stamp (2011) / CC BY 2.0