この記事にはプロジェクトに初めて参加する人によく起こる問題と、その問題を回避するために事前に心掛けるべき事をまとめました。
特に以下の問題が起こりやすく、プロジェクトがスムーズに進まない原因となります。

• スケジュールの延滞
• 終わらない修正
• 求める完成物とクオリティの差がある成果物の提出

当記事は経験者にとって仕事をする上で当たり前のことを書いていますが、それ故に暗黙の了解になっており新規参画者からすると認識しにくい部分を挙げました。
できるだけスムーズに仕事を進めるため事前に以下の意識を持って参加してもらえると嬉しいです。

心掛けて欲しい事

タスクを受け取った時に達成できる難易度と納期か確認してください。

例えばあるタスクを依頼してからしてから2週間経っても完成しない、あるいはその人にとって難易度が高すぎて完成できないことがあります。
しかし日数を消費した後でそれを伝えられるのはスケジューリングする側にとってかなり痛いことです。
他のスケジュールも調整しなければならず、本来の作業期間にプラスして2週間遅れてしまうことになります。

そのため、仕事を振られた時点で納期までに完遂できるか確認してください。
もし難しいようであれば次のような提案ができます。

• 自分ができる仕事の範囲を伝える → サポートスタッフの増員や作業分担ができるかもしれません。
• 作業の難易度に問題はないが自信が8割程度の場合 → 可能な範囲で納期を調整できないか問い合わせてください。ただ間に合わないと言うよりも他の仕事との兼ね合いや、自身でスケジュールを立てた結果を伝えるとより調整しやすくなります。

もちろんタスクを依頼する側も各スタッフの技量を見極めて依頼するのが一番ですが、初めてのスタッフの場合はそれがとても難しくなります。
例えば、今までの仕事の成果物を見てタスクが適していると思っても実際の仕事現場における技量には達していないこともあります。
中でも仕事を進める事において必要な個人のスケジューリング力や周りとの調整力、基礎の知識量が備わっているかなどは判断しにくいのですが、依頼者はその能力を全てのスタッフがある程度は持っていると考えて仕事を任せていることが多いです。

＜考え方の違いについて＞
そもそも何故タスクを依頼する人、受け取った人でスケジュールの認識の違いが出るのかは仕事を見る広さの違いにあります。

作業者は頼まれた一部のタスクは認識していますが、他のタスクで頭がいっぱいになりすぎないように全体的なプロジェクトのスケジュールはあまり意識していないことが多いと感じます。
しかし頼んだタスクはプロジェクトの中の一部で実際はその前の要件定義や納品前のチェック、請求書のやり取りがあります。
そのため締め切りを簡単に延ばしても良いという認識があるとスケジューリングする側にとっては全体的なスケジュールも調整しなければならずかなり困るのです。

未完成の状態で締め切りに提出することは控えてください。

締め切り日に完成させたが修正が多く、納期の倍の時間がかかってしまうことがあります。
そうならない為にも自分にとって完成度100％で提出するようにしてください。
プロのレビュアーから見ると実際には90%に見えるかもしれませんが、残りの10％は非常に短い修正期間で完成させることができます。

＜考え方の違いについて＞
スケジューリングする側は他にも複数の仕事を抱えているため、主に「最初にタスクを振る時」と「成果物」の2点だけを重視しています。途中で進捗を伺うこともありますが、何も言われなければ順調に進んでいて締切には100%の成果物が提出されると考えています。

新規参画者にタスクを頼む理由は以下が挙げられます。

• 知識が少なくてもどのくらい調べる、又は他スタッフに聞く力があるかどうか
• スケジューリングはどのくらいできるのか
• 仕事としての成果物のクオリティの確認

自身でコントロールすることも仕事に含まれていますので、自発的に行動することを心掛けてください。
また、締め切りまでに完成度の高い成果物にすることを求められていることを忘れないでください。

長期のプロジェクトでは必ず進捗報告書を提出すること。

前述のように、締め切りが迫ってから「30％しか完成していない」「完成できない」ことが判明する事があります。これは新規参加者に非常によくある問題です。
最悪の場合、途中で齟齬が生じ再スタートになることもあります。

そのような事態を避けるため、週に1回など進捗を報告する期間を決めお互いに意識合わせをするよう働きかけてください。
依頼者は他の仕事をいくつも抱えているため進捗状況を聞くのを忘れてしまうかもしれません。しかし消費した時間と比例して勝手に期待度が高くなります。例えば1ヶ月後にまとめて報告すると期待と異なっており求めていたクオリティとかけ離れていたと判明することもあります。

そして、依頼する側は作業者には自分と同じように重要な予定がたくさんあることを知っているので、進捗状況を頻繁に聞くことでプレッシャー与えてしまうことは本意ではありません。
そのような中でなかなか進捗状況が返ってこない場合、依頼者側にとってはかなり苦しい状況になります。

そこで、事前に「この日に報告します」と事前にお伝えいただけると助かります。
勿論、仕事を振る側はその人にとってスケジュールに無理が無いか、そして完成物の認識のすり合わせをする必要があります。
しかしプロジェクトの全体を見ている人にとってはどうしても細かいタスクを失念してしまうことがあるので、あなた自身がパンクしないように依頼者よりも積極的にスケジューリングする必要があり、プロの仕事現場ではそれが当たり前のように求められています。

最後に

仕事をする上でよく「自発的に動く事」が求められていますが、その中でも新規参画者にまず心掛けて欲しい具体的な行動についてまとめました。
作業者は締め切りまでに作業を完遂できるか、完成物のクオリティが合っているか、そして締め切りまでに細かく進捗状況を共有することを忘れないでください。